Privacy Policy (Gizlilik Politikası)

1. Introduction

This Privacy Policy describes how the OBB Mobil mobile application (“App”) collects, uses, and protects your information. OBB Mobil is an internal application used by the personnel of Ordu Büyükşehir Belediyesi (“we”, “us”, “our”).

By installing and using this App, you agree to the collection and use of information in accordance with this Privacy Policy.

2. Data Controller

The data controller for the purposes of this Privacy Policy is:

Ordu Büyükşehir Belediyesi
Ordu, Türkiye
E-mail: halkla.iliskiler@ordu.bel.tr

3. Information We Collect

The App may collect and process the following categories of personal data:

• Identification data: national ID number (T.C. Kimlik No), personnel ID, name and surname, job title, department and unit information.
• Account and profile data: user account information, personnel photo (profile image), internal personnel records.
• Contact data: institutional e-mail address, work phone if provided.
• Location data: approximate or precise location (GPS, Wi-Fi, mobile networks) used for verifying attendance and presence, and for location-based services within the municipality.
• Device and technical data: device model, operating system, unique device identifier created by the App, IP address, mobile OS version, application version, notification token (for push notifications).
• Camera data: QR code scanning for attendance and similar internal processes. We only process the QR code content and related metadata; continuous video is not stored.
• Usage data: logs of actions performed within the App (e.g. login times, attendance transactions, viewed screens), error logs and performance data.

4. How We Use Your Information

We use the collected data for the following purposes:

• To authenticate and authorize municipal personnel using the App.
• To provide internal services such as personnel information, attendance (PDKS), internal announcements, discount lists and similar modules.
• To record attendance and presence based on QR codes, camera usage and location data.
• To send push notifications about internal announcements, shifts, system updates or alerts.
• To improve and maintain the App, fix bugs and ensure security.
• To comply with our legal obligations under applicable laws and regulations.

5. Legal Basis for Processing

We process personal data on the following legal bases (as applicable under GDPR and Turkish data protection law, including KVKK):

• Performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority.
• Performance of your employment or service relationship with the municipality.
• Compliance with a legal obligation to which we are subject.
• Our legitimate interests in managing and securing our internal systems, provided that your fundamental rights and freedoms are not overridden.

6. Data Retention

We retain your personal data only for as long as necessary to fulfill the purposes outlined in this Privacy Policy and to comply with applicable legal retention periods. When the data is no longer necessary, it will be deleted, anonymized or archived in accordance with our internal policies and legal requirements.

7. Data Sharing and Transfers

We do not sell or rent your personal data to third parties. Your data may be shared only with:

• Internal departments of Ordu Büyükşehir Belediyesi that are authorized to process personnel and attendance data.
• Service providers (e.g. cloud, hosting, notification services) that provide technical infrastructure for the App and are bound by confidentiality and data protection obligations.
• Public authorities when required by law or official order.

If data is transferred outside Türkiye or the European Economic Area, we will ensure that adequate safeguards are in place as required by applicable law.

8. Permissions Used by the App

The App may request the following permissions on your device:

• Camera: used only for scanning QR codes for attendance and similar internal workflows. We do not store your camera feed.
• Location (approximate and/or precise): used to verify that attendance or certain operations are performed in designated locations, and to provide location-based services (e.g. nearby municipal discounts).
• Notifications: to send internal announcements, alerts and other information relevant to your work and municipal operations.
• Network access: to communicate securely with our servers and services.
• Storage / media: if used, this is only to cache images or limited files required for the App to function properly.

9. Security

We take appropriate technical and organizational measures to protect your personal data against unauthorized access, alteration, disclosure or destruction. However, no method of transmission over the Internet or method of electronic storage is 100% secure, and we cannot guarantee absolute security.

10. Your Rights

Depending on applicable law (including GDPR and KVKK), you may have the following rights:

• To learn whether your personal data is processed and to request information about such processing.
• To request access to and a copy of your personal data.
• To request correction of incomplete or inaccurate data.
• To request deletion or anonymization of your data where legal conditions are met.
• To object to certain processing activities or to request restriction of processing.
• To lodge a complaint with the competent supervisory authority.

You can exercise these rights by contacting us via the communication channels provided in this Privacy Policy.

11. Children’s Privacy

This App is intended solely for the use of municipal personnel. It is not directed to children, and we do not knowingly collect personal data from children for this App.

12. Changes to This Privacy Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. When we do, we will revise the “Effective date” at the top of the page. We encourage you to review this Privacy Policy periodically for any changes.

13. Contact

If you have any questions, requests or complaints regarding this Privacy Policy or our data processing practices, you can contact us at:

Ordu Büyükşehir Belediyesi
Ordu, Türkiye
E-mail: halkla.iliskiler@ordu.bel.tr

1. Giriş

Bu Gizlilik Politikası, OBB Mobil mobil uygulamasının (“Uygulama”) kişisel verilerinizi nasıl topladığını, kullandığını ve koruduğunu açıklamaktadır. OBB Mobil, Ordu Büyükşehir Belediyesi (“Biz”, “Bize”, “Kuruluş”) personeli tarafından kullanılan içe dönük bir uygulamadır.

Uygulamayı kurup kullanarak, bu Gizlilik Politikası’na uygun şekilde veri işlenmesini kabul etmiş sayılırsınız.

2. Veri Sorumlusu

Bu Gizlilik Politikası kapsamındaki kişisel verilerinizin veri sorumlusu:

Ordu Büyükşehir Belediyesi
Ordu, Türkiye
E-mail: halkla.iliskiler@ordu.bel.tr

3. Topladığımız Veriler

Uygulama kapsamında aşağıdaki kategorilerde kişisel veriler işlenebilmektedir:

• Kimlik verileri: T.C. Kimlik Numaranız, personel numaranız, ad soyad, görev unvanı, birim ve müdürlük bilgileri.
• Hesap ve profil verileri: Kullanıcı hesabı bilgileri, personel fotoğrafı (profil resmi), kurum içi personel kayıtları.
• İletişim verileri: Kurumsal e-posta adresi, iş telefonu (varsa).
• Konum verileri: Katılım ve yoklama işlemlerinin doğrulanması ile konuma dayalı belediye hizmetleri için kullanılan yaklaşık veya hassas konum bilgileri (GPS, Wi-Fi, mobil ağlar).
• Cihaz ve teknik veriler: Cihaz modeli, işletim sistemi, Uygulama tarafından oluşturulan benzersiz cihaz kimliği, IP adresi, mobil işletim sistemi sürümü, uygulama sürümü, bildirim (push) bildirimi için kullanılan token bilgisi.
• Kamera verileri: PDKS ve benzeri iç süreçler için QR kod tarama verileri. Sürekli video kaydı tutulmamakta, yalnızca QR içeriği ve ilgili işlem verileri işlenmektedir.
• Kullanım verileri: Uygulama içerisindeki işlem kayıtları (örneğin giriş/çıkış zamanları, yoklama işlemleri, görüntülenen ekranlar), hata kayıtları ve performans verileri.

4. Verilerinizi Kullanım Amaçlarımız

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla kullanılmaktadır:

• Uygulamaya giriş yapan belediye personelinin kimlik doğrulamasını sağlamak.
• Personel bilgileri, PDKS (yoklama), kurum içi duyurular, indirim listeleri ve benzeri modüllerin sunulması.
• QR kod, kamera ve konum kullanımıyla yoklama ve benzeri işlemlerin kayıt altına alınması.
• Kurumsal duyuru, vardiya, sistem uyarıları gibi bildirimlerin tarafınıza iletilmesi.
• Uygulamanın iyileştirilmesi, hataların giderilmesi ve güvenliğin sağlanması.
• İlgili mevzuat kapsamında hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi.

5. İşleme Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz; başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) olmak üzere, ilgili mevzuat ve gerektiğinde GDPR çerçevesinde aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması.
• Bir kamu tüzel kişisi olarak kamu görevinin ifası ve yetkinin kullanılması.
• Belediye ile olan çalışma/istihdam ilişkisinin yerine getirilmesi.
• Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, meşru menfaatlerimiz için veri işlenmesinin zorunlu olması.

6. Veri Saklama Süreleri

Kişisel verileriniz, bu Gizlilik Politikası’nda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı ve saklama süreleri boyunca saklanmaktadır. Bu sürelerin sona ermesiyle verileriniz; silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

7. Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz üçüncü kişilere satılmamakta veya kiralanmamaktadır. Verileriniz yalnızca aşağıdaki kişi ve kurumlarla paylaşılabilmektedir:

• Belediye içi ilgili birimler: PDKS, insan kaynakları ve benzeri süreçlerle görevli ve yetkili birimler.
• Hizmet sağlayıcılar: Uygulamanın barındırılması, işletilmesi, bildirim gönderimi gibi teknik hizmetleri sağlayan ve gizlilik ile veri güvenliği yükümlülükleri altındaki tedarikçiler.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Mevzuatın zorunlu kıldığı veya resmi bir talebin bulunduğu hallerde.

Verilerinizin yurt dışına aktarılması söz konusu olduğunda, ilgili mevzuatın öngördüğü güvenlik tedbirleri sağlanmadan aktarım yapılmamaktadır.

8. Uygulamanın Kullandığı İzinler

Uygulama cihazınızda aşağıdaki izinleri talep edebilmektedir:

• Kamera: Yalnızca QR kod tarama ve benzeri kurumsal işlemler için kullanılır. Sürekli kamera kaydı yapılmaz, görüntüler saklanmaz.
• Konum (yaklaşık/hassas): Yoklama ve belirli işlemlerin belirlenen lokasyonlarda yapıldığının teyidi ile konuma dayalı bazı belediye hizmetlerinin sunulması için kullanılır.
• Bildirimler: Kurum içi duyuru, uyarı ve bilgilendirme mesajlarının tarafınıza iletilmesi için kullanılır.
• İnternet erişimi: Güvenli bir şekilde belediye sunucularına ve hizmetlerine bağlanmak için gereklidir.
• Depolama/medya: Kullanıldığı durumlarda, yalnızca uygulamanın çalışması için gerekli görsellerin veya sınırlı sayıdaki dosyanın önbelleğe alınması amaçlıdır.

9. Güvenlik

Kişisel verilerinizi yetkisiz erişim, değiştirilme, ifşa veya yok olmaya karşı korumak için uygun teknik ve idari tedbirler almaktayız. Bununla birlikte, hiçbir internet aktarımının veya elektronik saklama yönteminin %100 güvenli olmadığı gerçeğini göz önünde bulundurmanızı rica ederiz.

10. Haklarınız

KVKK ve ilgili mevzuat kapsamında, veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• İşlenen verilerin amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme.
• İlgili mevzuat çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Bu işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Bu haklarınızı kullanmak üzere bu Gizlilik Politikası’nda yer alan iletişim kanallarından bize başvurabilirsiniz.

11. Çocukların Gizliliği

Uygulama sadece belediye personelinin kullanımına yöneliktir. Çocuklar için tasarlanmamış olup, çocuklara ait kişisel veriler bu uygulama kapsamında bilerek işlenmemektedir.

12. Bu Gizlilik Politikasındaki Değişiklikler

Bu Gizlilik Politikası zaman zaman güncellenebilir. Güncelleme yapıldığında, sayfanın üst kısmındaki “Yürürlük tarihi” bilgisi yenilenecek; önemli değişiklikler uygun yöntemlerle tarafınıza duyurulacaktır.

13. İletişim

Bu Gizlilik Politikası veya kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin soru, talep ve şikayetleriniz için bize aşağıdaki iletişim kanallarından ulaşabilirsiniz:

Ordu Büyükşehir Belediyesi
Ordu, Türkiye
E-mail: halkla.iliskiler@ordu.bel.tr